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Vous avez trouvé le ou la candidat(e) idéal(e) pour une alternance, mais ne pouvez pas signer le contrat immédiatement ? La **promesse d’embauche en alternance** est alors un excellent outil pour sécuriser la collaboration à venir. Encore faut-il en maîtriser les codes, car ce document, bien que souvent perçu comme informel, engage potentiellement l’entreprise sur le plan juridique. Décryptons ensemble les règles à suivre pour rédiger une promesse claire, valable, et sans risque.
Qu’est-ce qu’une promesse d’embauche en alternance
Définition et portée juridique
La promesse d’embauche en alternance est un document écrit par lequel une entreprise confirme son intention de recruter un étudiant en alternance, avant la signature officielle du contrat. Elle agit comme un engagement préalable, souvent utilisé pour sécuriser une relation de travail à venir, tout en laissant aux deux parties le temps de finaliser les aspects administratifs.
Il ne faut pas confondre cette promesse avec une simple offre d’emploi. Tandis qu’une offre d’emploi peut être retirée tant qu’elle n’a pas été acceptée, une promesse d’embauche si elle est bien formulée peut constituer un engagement ferme. Sa valeur juridique dépend du type de formulation utilisée :
- La promesse unilatérale d’embauche engage l’entreprise à conclure un contrat si le candidat l’accepte. Elle a une portée contraignante, et sa rupture peut entraîner des sanctions.
- À l’inverse, une offre de contrat reste une proposition plus souple, que l’entreprise peut retirer sous certaines conditions, tant que le candidat ne l’a pas acceptée.
Une mauvaise formulation peut donc avoir des conséquences juridiques lourdes. Il est essentiel de choisir ses mots avec précision pour éviter toute ambiguïté.
Dans quels cas une promesse est-elle utile ?
La promesse d’embauche est particulièrement utile dans plusieurs situations propres à l’alternance :
- Anticiper la signature du contrat : parfois, des délais administratifs ralentissent la conclusion d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Une promesse d’embauche permet de verrouiller l’accord de principeentre les deux parties.
- Faciliter l’inscription dans un CFA : de nombreux centres de formation exigent une preuve d’engagement de la part d’une entreprise. Une promesse bien rédigée permet à l’étudiant de valider son inscription à temps.
- Rassurer le candidat et éviter qu’il parte ailleurs : dans un contexte concurrentiel, ce document sert à retenir un bon profil, en montrant clairement l’intention d’embaucher.
Ce que doit contenir la promesse d’embauche
Pour qu’elle ait une valeur juridique solide et qu’elle serve efficacement à sécuriser une embauche en alternance, la promesse d’embauche doit impérativement inclure certaines mentions légales et respecter des formulations précises. Voici les éléments à ne pas négliger.
Les mentions indispensables
Une promesse d’embauche bien rédigée repose sur des informations claires et complètes. Voici les mentions incontournables à faire figurer dans le document :
- L’identité des deux parties : il s’agit de mentionner les coordonnées complètes de l’entreprise (nom, adresse, SIRET, représentant légal) et celles de l’alternant (nom, prénom, adresse).
- L’intitulé du poste ou de la mission : précisez clairement la nature du poste, les missions principales ou, à défaut, le département ou service d’affectation.
- La date de début prévue : indiquez une date d’entrée en poste envisagée, même approximative, ainsi que le type de contrat proposé (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation).
- La rémunération : mentionnez le montant de la rémunération mensuelle ou la base légale utilisée (ex. : pourcentage du SMIC selon l’âge et l’année de formation).
Sans ces informations, la promesse peut être jugée incomplète et donc inapplicable en cas de litige.
Les formulations à respecter pour qu’elle soit valable
Au-delà du fond, la forme de la promesse joue un rôle clé dans sa validité juridique. Voici quelques conseils pour éviter les erreurs :
- Exprimez une intention ferme et claire : utilisez des tournures comme « Nous nous engageons à recruter [Nom du candidat] en contrat d’alternance à compter du [date] ».
- Évitez les formulations floues ou conditionnelles, du type : « sous réserve d’acceptation finale » ou « si possible ». Ces termes affaiblissent la portée de l’engagement.
- Ajoutez une date limite de validité : cela permet de limiter dans le temps l’obligation pour l’entreprise, au cas où le candidat ne se manifeste pas. Par exemple : « Cette promesse est valable jusqu’au [date] ».
Bon à savoir : une promesse trop vague peut être considérée comme nulle et non avenue en cas de conflit. Il vaut donc mieux être précis, même si cela rallonge un peu le document.
Les conséquences juridiques d’une promesse d’embauche
Une promesse d’embauche en alternance n’est pas un simple courrier d’intention : si elle est correctement formulée, elle peut avoir une valeur juridique contraignante. Autrement dit, l’une ou l’autre des parties peut être tenue pour responsable en cas de retrait ou de non-respect. Voici ce qu’il faut savoir pour éviter les faux pas.
Peut-on se rétracter après avoir signé ?
Tout dépend du type de promesse formulée :
- Si l’entreprise a émis une promesse unilatérale d’embauche, elle s’engage fermement à conclure le contrat dès lors que le candidat accepte. Se rétracter dans ce cas peut être considéré comme une rupture abusive.
- À l’inverse, une offre de contrat laisse la possibilité de retrait tant que le candidat ne l’a pas encore acceptée mais ce retrait doit se faire avant l’expiration du délai fixé, et sans précipitation ni contradiction manifeste.
Rupture injustifiée = risque juridique
En cas de retrait illégitime de la promesse, le candidat peut saisir le conseil de prud’hommes et demander réparation du préjudice (frais engagés, perte d’une autre opportunité, etc.). L’entreprise peut être condamnée à verser des indemnités si la promesse est jugée valide et contraignante.
Que faire si l’alternant ne donne pas suite ?
Si le candidat ne répond pas ou refuse l’offre, la situation est différente :
- L’entreprise n’a aucun recours si la promesse n’a pas été acceptée par écrit dans les délais. Elle ne peut pas contraindre l’étudiant à honorer un engagement qu’il n’a pas officiellement validé.
- C’est pourquoi il est crucial d’intégrer une clause de validité temporelle dans la promesse, afin d’éviter qu’elle reste ouverte indéfiniment.
- Il est aussi recommandé d’exiger un retour écrit signé du candidat, par courrier ou email avec accusé de réception, pour sceller l’engagement mutuel.
Astuce pratique : une signature électronique ou un scan signé suffit, à condition que le document soit archivé avec soin (dans le dossier RH ou transmis au CFA).
Exemple de promesses d’embauche en alternance
Rédiger une promesse d’embauche en alternance ne demande pas un formalisme excessif, mais elle doit néanmoins inclure des mentions précises et être structurée avec soin. Voici un modèle simple à adapter selon votre situation, ainsi que quelques bonnes pratiques d’envoi et d’archivage.
Modèle simple à adapter
Voici un exemple de promesse d’embauche que vous pouvez facilement personnaliser :
Objet : Promesse d’embauche en alternance
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous informer que notre entreprise, [Nom de l’entreprise], souhaite vous intégrer dans son équipe en tant qu’alternant(e) au poste de [intitulé du poste], dans le cadre d’un contrat [d’apprentissage / de professionnalisation].
La date de début envisagée est fixée au [date de début], pour une durée de [durée du contrat], sous réserve de la validation de votre inscription au sein de votre centre de formation.
Votre rémunération sera fixée selon les dispositions légales applicables, soit [exemple : 61 % du SMIC en 2ᵉ année d’apprentissage, pour un(e) alternant(e) âgé(e) de 20 ans].
Cette promesse d’embauche est valable jusqu’au [date d’expiration], et sera effective dès réception de votre accord écrit.
Nous vous invitons à nous retourner ce document daté et signé pour confirmation.
Cordialement,
[Nom, fonction, signature de l’employeur]
Signature du candidat :
Je, soussigné(e) [Nom], accepte la présente promesse d’embauche.
Fait le [date], à [lieu].
Signature :
Conseils pour envoyer et archiver le document
Une fois la promesse rédigée, il est essentiel de respecter certaines pratiques pour qu’elle soit recevable en cas de litige :
- Envoyez la promesse par email, de préférence avec un accusé de réception ou une confirmation de lecture.
- Acceptez les signatures électroniques (via une plateforme dédiée ou un simple PDF signé) ou manuscrites si le document est scanné.
- Conservez une copie dans le dossier RH du futur alternant, et transmettez-la au centre de formation (CFA) si besoin, pour accompagner l’inscription de l’étudiant.
Ce document, bien que temporaire, constitue une preuve d’engagement entre les deux parties. Un archivage rigoureux est donc fortement recommandé.
Conclusion
La promesse d’embauche en alternance est bien plus qu’un simple document d’intention : lorsqu’elle est bien rédigée, elle constitue un véritable levier de sécurisation du recrutement, aussi bien pour l’entreprise que pour le futur alternant. En comprenant sa valeur juridique, les mentions obligatoires à inclure et les bonnes pratiques d’envoi, vous évitez les malentendus et les litiges potentiels.
Avant de rédiger votre promesse, prenez aussi le temps d’identifier les profils les plus adaptés à votre organisation. Notre outil de recrutement est justement conçu pour cela. Et si vous voulez éviter les pièges fréquents dans vos processus RH, découvrez nos conseils pour corriger les erreurs de recrutement ou encore affiner vos entretiens grâce à notre guide d’entretien.
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