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Déplacements en alternance : qui paie quoi, et comment ? Pour beaucoup d’apprentis, partir en mission ou se rendre sur un autre site de l’entreprise soulève des interrogations pratiques. Cet article vous guide pas à pas : droits, frais remboursables, documents à fournir, pièges à éviter… Vous saurez exactement comment faire valoir vos droits et obtenir la prise en charge de vos frais de déplacement en toute sérénité.
Déplacement professionnel d’un apprenti, de quoi parle-t-on ?
Dans un contrat d’apprentissage, un déplacement professionnel est un trajet effectué à la demande de l’employeur, en dehors du lieu de travail habituel, dans le cadre des missions confiées. Il peut s’agir d’un déplacement ponctuel pour un salon ou une réunion, d’un déplacement régulier entre plusieurs sites, ou d’une mission longue durée sur un autre lieu, parfois éloigné.
Ces situations sont courantes, notamment dans les secteurs mobiles comme le BTP, le commerce ou les services. L’apprenti peut être amené à suivre un tuteur, se rendre chez un client ou participer à un événement. Ces déplacements, bien qu’enrichissants, impliquent des frais et doivent être encadrés par des règles précises.
Le cadre légal et obligations de l’employeur
L’apprenti étant un salarié, l’article L6222-24 du Code du travail garantit la prise en charge des frais engagés lors d’un déplacement professionnel. Ce droit est parfois précisé par les conventions collectives, qui peuvent fixer des conditions spécifiques.
L’employeur doit informer l’apprenti, prendre en charge les frais, et garantir la sécurité et le respect du temps de repos. Cela inclut aussi le respect des durées maximales de travail, y compris lors de missions à l’extérieur. Sur ce point, le sujet des heures supplémentaires des apprentis est à connaître, car des abus peuvent survenir, notamment lors de déplacements prolongés
En cas de doute, il peut se tourner vers son CFA, son service RH ou consulter une source fiable comme service-public.fr
Les frais de déplacement pour les apprentis
Un déplacement professionnel entraîne souvent des frais que l’apprenti ne doit pas supporter seul. Dès lors que le déplacement est effectué dans l’intérêt de l’entreprise, l’employeur est tenu d’en assurer la prise en charge, dans des conditions définies à l’avance.
Typologie des frais remboursables
Les principaux frais remboursables sont liés au transport, à l’hébergement et aux repas. Cela inclut, par exemple, un billet de train, un ticket de métro, une nuit d’hôtel, ou un repas pris sur place lors d’une mission. Ces dépenses doivent être directement liées au déplacement professionnel et respecter les usages de l’entreprise.
Certains cas particuliers doivent être anticipés. C’est le cas notamment si l’apprenti utilise son véhicule personnel pour se rendre sur le lieu de mission. Une indemnité kilométrique peut alors lui être versée, calculée selon le barème fiscal en vigueur. Toutefois, cette option nécessite souvent une autorisation préalable de l’employeur et peut impliquer la présentation d’une attestation d’assurance.
Les remboursements sont rarement illimités. Ils sont encadrés par des plafonds définis par l’entreprise ou la convention collective applicable. Un hébergement peut, par exemple, être plafonné à un certain montant par nuit. Les excès ou les dépenses non justifiées peuvent être refusés. Il est donc essentiel de connaître ces limites avant d’engager des frais.
Les modalités de prise en charge et d’indemnisation
La prise en charge passe par une procédure interne, souvent formalisée par une note de frais. L’apprenti doit y indiquer le détail des dépenses engagées, les dates, les lieux, et joindre tous les justificatifs nécessaires : billets, factures, tickets, reçus. Sans ces documents, aucun remboursement ne pourra être effectué.
Pour que le remboursement se déroule sans difficulté, il est conseillé de conserver ses justificatifs dès le début du déplacement, de les classer par ordre chronologique et de remplir la note de frais dans les délais imposés par l’entreprise. Mieux vaut éviter d’attendre plusieurs semaines, au risque de voir les frais refusés.
Les modalités peuvent aussi varier selon l’entreprise ou le secteur. Certaines structures remboursent rapidement, d’autres exigent une validation hiérarchique ou passent par un service comptable externe. Le montant remboursé, les délais et les procédures peuvent donc différer selon que l’apprenti travaille dans une PME, un grand groupe ou une administration.
Pour optimiser la prise en charge, mieux vaut anticiper, poser des questions dès l’annonce du déplacement et demander, si besoin, un accord écrit sur les conditions de remboursement. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises et de partir en mission l’esprit tranquille.
Conseils pratiques pour gérer ses déplacements en tant qu’apprenti
Anticiper un déplacement professionnel est essentiel pour éviter les imprévus et garantir un bon déroulement de la mission. Pour un apprenti, cela passe autant par une organisation rigoureuse que par une bonne compréhension des règles de remboursement. Bien préparé, le déplacement devient une expérience enrichissante et sans stress.
Préparer son déplacement professionnel
Avant toute chose, il est important de rassembler tous les documents utiles : ordre de mission, adresse précise, horaires, billets ou réservations, consignes particulières de l’employeur. Cela permet d’éviter les oublis et d’avoir tous les éléments nécessaires sous la main.
Il est également recommandé de prévoir son itinéraire à l’avance en tenant compte des temps de trajet, du mode de transport choisi et des éventuels imprévus. Anticiper son budget est aussi utile, notamment pour savoir si une avance est nécessaire ou si certains frais seront à avancer.
Certaines démarches doivent être faites en amont, comme demander une autorisation pour utiliser son véhicule personnel ou vérifier les conditions d’hébergement. Prendre le temps de clarifier les modalités avec son employeur ou son tuteurpermet de partir sereinement. Cela vaut aussi pour d’autres périodes sensibles, comme les vacances scolaires alternance, qui peuvent impacter votre disponibilité ou vos dates de mission.
Optimiser ses remboursements et éviter les mauvaises surprises
Pour que les frais soient bien remboursés, il est indispensable de conserver tous les justificatifs : factures d’hôtel, tickets de transport, reçus de repas… Sans preuve, le remboursement peut être refusé.
Avant le départ, l’apprenti doit vérifier ses droits auprès de son employeur ou de son CFA. Certaines entreprises appliquent des règles spécifiques, notamment sur les plafonds ou les types de frais pris en charge. C’est également le cas pour d’autres situations encadrées légalement, comme le congé de révision, qui nécessite lui aussi une anticipation et un échange avec l’entreprise.
En cas de doute, de problème ou de litige, il est toujours possible de contacter un référent : tuteur, RH, ou formateur au CFA. Ces interlocuteurs peuvent apporter des réponses concrètes et aider à résoudre rapidement une situation bloquante.
Conclusion
Les déplacements professionnels font partie intégrante du parcours de nombreux apprentis. Bien encadrés, ils permettent de découvrir d’autres environnements de travail, de développer son autonomie et d’enrichir son expérience en entreprise. Pour en tirer le meilleur parti, il est essentiel de connaître ses droits, de préparer chaque mission avec rigueur et de maîtriser les démarches de remboursement.
En cas de doute, n’hésitez pas à vous appuyer sur votre tuteur, votre employeur ou votre CFA. Et pour aller plus loin sur l’organisation de votre emploi du temps en alternance, consultez notre article dédié aux vacances scolaires en alternance.
