Sommaire
La création du contrat d'apprentissage reste l'un des moments les plus sensibles du cycle de vie d'un apprenti. Un formulaire incomplet, une signature manquante ou un dépôt hors délai peuvent retarder l'entrée en formation et, surtout, bloquer votre prise en charge financière.
Pour un directeur ou un responsable de CFA, l'enjeu est double : fiabiliser un document administratif exigeant et éviter les tâches chronophages qui pèsent sur les équipes. Ce guide détaille comment créer un contrat d'apprentissage, le faire signer électroniquement par le candidat et l'entreprise, puis le transmettre en toute sérénité.
TL;DR : Pour créer un contrat d'apprentissage, un CFA renseigne le CERFA FA13, joint la convention de formation, puis fait signer électroniquement l'apprenti et l'entreprise avant de transmettre le dossier à l'OPCO sous 5 jours ouvrables. En dématérialisant ce parcours, votre centre supprime les allers-retours papier, réduit les rejets et sécurise ses financements. Bloom centralise chaque étape, de la fiche apprenant à la signature en ligne.
Le contrat d'apprentissage : de quoi parle-t-on exactement ?
Le contrat d'apprentissage est un contrat de travail écrit qui lie un apprenti, un employeur et un centre de formation. Il repose sur un formulaire officiel, le CERFA FA13 (numéro 10103*14), qui formalise l'ensemble des informations : identité des parties, rémunération, dates, diplôme préparé et durée de la formation.
À ce formulaire s'ajoute une pièce indispensable : la convention de formation conclue entre le CFA et l'employeur, accompagnée du calendrier de l'alternance. Sans ces annexes, le dossier est incomplet et sera rejeté par l'opérateur de compétences.
Pour un CFA, maîtriser la structure de ce contrat, c'est déjà éviter la majorité des erreurs. Nous détaillons chaque champ dans notre mode d'emploi du CERFA FA13, une ressource utile à garder sous la main.
Créer le contrat d'apprentissage : les étapes clés
La création d'un contrat suit une logique précise. Que vous partiez de la fiche de l'apprenant ou de celle de l'entreprise, l'objectif est le même : réunir des données cohérentes, obtenir les signatures, puis transmettre le dossier dans les délais.
Voici le déroulé complet, étape par étape, que votre équipe administrative peut suivre pour chaque nouveau contrat :
1. Collecte des données : renseigner l'identité de l'apprenti, de l'employeur et le diplôme visé. Point de vigilance : vérifier la cohérence des dates de formation et d'exécution.
2. Génération du CERFA : compléter le formulaire FA13 (10103*14) le plus récent. Point de vigilance : une version obsolète est systématiquement rejetée.
3. Convention de formation : joindre la convention et le calendrier de l'alternance. Point de vigilance : c'est une annexe obligatoire pour un dossier complet.
4. Signatures : faire signer l'apprenti puis l'employeur. Point de vigilance : aucune signature ne doit manquer.
5. Transmission : déposer le dossier auprès de l'OPCO. Point de vigilance : sous 5 jours ouvrables après le début du contrat.
Cette séquence paraît simple sur le papier. En pratique, elle mobilise souvent plusieurs personnes, des relances par e-mail et des documents qui circulent d'une boîte de réception à l'autre. C'est précisément là que la dématérialisation change la donne.
Créer le contrat depuis la fiche apprenant ou l'entreprise
Avec un outil de gestion adapté, vous n'avez plus à ressaisir les mêmes informations à chaque contrat. Dans Bloom, un contrat d'apprentissage se crée directement depuis la fiche de l'apprenant ou depuis celle de l'entreprise.
Les données déjà connues (coordonnées, diplôme, dates) se reportent automatiquement dans le contrat. Vos équipes gagnent du temps et limitent les erreurs de recopie, souvent à l'origine des rejets par l'OPCO.
La signature électronique du contrat d'apprentissage
La question revient souvent chez les responsables de CFA : peut-on vraiment se passer du papier ? La réponse est oui. La signature électronique du contrat d'apprentissage est parfaitement reconnue, à condition d'utiliser une solution conforme à la réglementation française.
Selon le service-public.gouv.fr, le contrat d'apprentissage et la convention conclue avec le CFA peuvent légalement faire l'objet d'une signature électronique. Concrètement, l'apprenti et l'entreprise signent en ligne, sans impression ni envoi postal.
→ Rapidité : l'apprenti et l'entreprise signent en quelques minutes, sans impression ni envoi postal.
→ Suivi en temps réel : le CFA visualise qui a signé et ne relance que si nécessaire.
→ Valeur légale : la signature électronique est reconnue dès lors que la solution utilisée est conforme à la réglementation française.
Dans Bloom, une fois le contrat généré, il part en signature électronique du candidat et de l'entreprise. Chaque partie reçoit sa demande, signe depuis son ordinateur ou son téléphone, et votre CFA suit l'avancement en temps réel. Fini les relances à l'aveugle pour savoir qui a signé.
Pourquoi l'ordre de signature compte
Le contrat d'apprentissage doit être signé par les deux parties, l'apprenti et l'employeur, avant sa transmission. L'ordre dans lequel les signatures interviennent a son importance pour la validité du dossier.
Si vous avez un doute sur la marche à suivre, notre article dédié explique qui signe le contrat d'apprentissage et dans quel ordre. Un rappel utile pour éviter qu'un dossier reparte incomplet.
Un CFA qui dématérialise ses contrats gagne un temps précieux et sécurise ses financements. Découvrez comment Bloom centralise la création et la signature de vos contrats d'apprentissage.
Dématérialiser pour gagner du temps et éviter les rejets
La dématérialisation ne se limite pas à supprimer le papier. Elle fiabilise l'ensemble du parcours administratif, du remplissage du CERFA jusqu'au dépôt à l'OPCO. C'est un levier direct pour vos équipes et pour votre trésorerie.
La première cause de rejet identifiée chaque année par les OPCO reste l'incohérence entre les dates, par exemple un début d'exécution trop éloigné du début de formation. En centralisant les données, un outil dématérialisé aide à détecter ces incohérences avant l'envoi.
Autre point critique : le délai de dépôt. Vous disposez de 5 jours ouvrables après le début du contrat pour le transmettre à l'OPCO, le compteur démarrant au premier jour de présence de l'apprenti. Pour tout comprendre, consultez notre guide sur le délai de dépôt du contrat à l'OPCO.
→ Cohérence des dates : un outil dématérialisé détecte les écarts entre date de début de formation et d'exécution avant l'envoi.
→ Délai de dépôt : le dossier doit être transmis à l'OPCO sous 5 jours ouvrables après le début du contrat.
→ Moins de rejets : centraliser les données limite les erreurs de saisie, première cause de refus par les OPCO.
Vers une transmission encore plus fluide
Aujourd'hui, Bloom vous permet déjà de créer le contrat et de le faire signer électroniquement. L'étape suivante est en préparation : l'envoi du dossier à l'OPCO sera bientôt intégré, pour prolonger la chaîne sans quitter votre espace de gestion.
L'objectif est clair : offrir aux CFA un parcours continu, de la candidature au dépôt, sans rupture ni double saisie. Une fois le contrat transmis, il est identifié par un numéro : nous expliquons son rôle dans notre article sur le numéro de contrat d'apprentissage OPCO.
Ce qu'il faut retenir
→ Le contrat d'apprentissage repose sur le CERFA FA13, complété de la convention de formation et du calendrier de l'alternance.
→ La signature électronique de l'apprenti et de l'entreprise est légale, sécurisée et supprime les échanges papier.
→ Le dossier doit être déposé auprès de l'OPCO dans les 5 jours ouvrables suivant le début du contrat.
→ La dématérialisation réduit les rejets liés aux erreurs de saisie et aux incohérences de dates.
→ Avec Bloom, un CFA crée le contrat depuis la fiche apprenant ou entreprise, le fait signer en ligne et prépare sa transmission, bientôt jusqu'à l'OPCO.
FAQ
La signature électronique d'un contrat d'apprentissage est-elle légale ?
Oui. Le contrat d'apprentissage et la convention conclue avec le CFA peuvent légalement être signés électroniquement, dès lors que la solution utilisée est conforme à la réglementation française. C'est un procédé sécurisé et reconnu.
Qui doit signer le contrat d'apprentissage ?
Le contrat doit être signé par les deux parties : l'apprenti et l'employeur. La convention de formation est signée avec le CFA. L'ordre de signature a son importance pour garantir la validité du dossier avant transmission.
Quel est le délai pour déposer le contrat à l'OPCO ?
Vous disposez de 5 jours ouvrables maximum après le début du contrat pour le déposer à votre OPCO. Le délai commence au premier jour de présence de l'apprenti en entreprise, et non à la date de signature.
Quels documents joindre au CERFA FA13 ?
Au CERFA FA13 dûment complété et signé s'ajoutent la convention de formation conclue entre le CFA et l'employeur, ainsi que le calendrier de l'alternance. Sans ces annexes, le dossier est considéré comme incomplet.
Comment un CFA peut-il créer un contrat plus rapidement ?
En utilisant un outil qui reporte automatiquement les données déjà connues. Dans Bloom, le contrat se crée depuis la fiche de l'apprenant ou de l'entreprise, ce qui évite la double saisie et limite les erreurs sources de rejet.
Passez à un parcours contrat 100 % dématérialisé
Créer un contrat d'apprentissage n'a plus à rimer avec relances interminables et documents papier. En centralisant la génération du CERFA, la signature électronique et la préparation du dépôt, votre CFA gagne du temps administratif et sécurise ses financements.
Demandez une démonstration de Bloom et découvrez comment votre centre peut piloter ses candidatures, ses contrats d'apprentissage et le placement de ses alternants depuis une seule plateforme.
