Sommaire
Depuis son entrée en vigueur, la certification Qualiopi est devenue un passage obligé pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et mutualisés. Mais obtenir la certification n’est que la première étape : encore faut-il la conserver. C’est là qu’intervient l’audit de surveillance Qualiopi, une vérification de votre conformité en cours de cycle, incontournable pour garantir le maintien de votre certification. Moins redoutable qu’il n’y paraît, cet audit peut être bien vécu… à condition d’être bien préparé. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour l’aborder sereinement.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance Qualiopi est un contrôle intermédiaire obligatoire pour les organismes déjà certifiés. Il vise à vérifier que les engagements qualité du Référentiel National Qualité (RNQ) sont toujours respectés et à détecter d’éventuelles non-conformités.
Les enjeux sont importants :
- Maintenir la certification pour éviter sanctions ou suspension,
- Conserver l’accès aux financements publics,
- Valoriser une démarche qualité auprès des partenaires et apprenants.
C’est une étape clé pour prouver la solidité de votre organisation.
Quand a lieu l’audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance Qualiopi intervient entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de votre certification. Il s’agit d’un délai strict : en cas de non-réalisation dans les temps, votre certificat peut être suspendu, voire annulé.
Même s’il est généralement plus court que l’audit initial, cet audit reste exigeant. Il porte principalement sur la mise en œuvre concrète de vos engagements qualité : il ne s’agit plus de promesses, mais de preuves tangibles de vos pratiques.
C’est donc un rendez-vous à anticiper avec sérieux pour garantir la pérennité de votre certification.
Les étapes de l’audit de surveillance
La durée de l’audit
L’audit de surveillance Qualiopi est plus court que l’audit initial, mais tout aussi rigoureux. Il dure généralement entre une demi-journée et une journée complète, selon la taille de l’organisme et le nombre d’actions de formation proposées.
Il peut se dérouler en présentiel ou en visioconférence, selon les modalités définies avec l’organisme certificateur. L’audit est réalisé par un auditeur indépendant missionné pour contrôler le respect du Référentiel National Qualité.
Les points de contrôle et des indicateurs-clés du RNQ
L’auditeur s’appuie sur les indicateurs du RNQ pour évaluer la conformité de l’organisme. Voici les principaux points analysés :
- Suivi de la satisfaction des apprenants, entreprises et partenaires
- Démarche d’amélioration continue : mise en place d’actions correctives, analyse des retours
- Conformité des documents administratifs et financiers
- Gestion des sous-traitants : traçabilité, contractualisation, contrôle qualité
- Actualisation du catalogue de formation et des supports pédagogiques
Chaque indicateur doit être étayé par des preuves concrètes.
Le signalement d’écarts
À l’issue de l’audit, l’auditeur peut identifier des écarts :
- Écarts mineurs : non-conformités sans impact direct sur la qualité, à corriger sous 3 mois
- Écarts majeurs : manquements graves pouvant entraîner la suspension de la certification si non résolus rapidement
Parmi les écarts fréquents, on retrouve :
- Absence de suivi de la satisfaction
- Procédures qualité non mises à jour
- Dossiers de formation incomplets
- Non-respect des critères de sous-traitance
Une réactivité immédiate est essentielle pour préserver sa certification.
Bonnes pratiques pour réussir son audit de surveillance Qualiopi
Anticiper les points de contrôle sensibles
La réussite de l’audit repose avant tout sur une préparation rigoureuse. L’organisme doit s’assurer que tous les éléments demandés sont à jour, accessibles et bien organisés.
Voici quelques réflexes à adopter :
- Structurer son équipe et désigner un responsable qualité
- Mettre à jour les documents clés : bilans pédagogiques, registres de formation, procédures internes
- Assurer une veille réglementaire continue pour rester conforme
- Centraliser les preuves liées aux indicateurs Qualiopi : enquêtes de satisfaction, preuves de suivi, évaluations
Un bon classement documentaire est votre meilleur allié le jour J.
Former son équipe à l’audit
Un audit réussi repose aussi sur une équipe bien préparée. Chaque collaborateur doit connaître son rôle et les attendus de l’auditeur.
Voici quelques actions utiles :
- Nommer un référent qualité chargé du pilotage de la démarche
- Former les collaborateurs aux exigences du RNQ
- Organiser une simulation d’audit pour se mettre en condition réelle
- Prévoir un interlocuteur dédié qui saura répondre aux questions le jour de l’audit
Cette anticipation réduit le stress et renforce la cohérence de votre présentation.
Réagir efficacement et rapidement aux écarts détectés
Même avec une bonne préparation, des écarts peuvent être relevés. Il est donc crucial de mettre en place un plan d’action immédiat :
- Corriger rapidement les écarts mineurs, sans attendre le délai maximal de 3 mois
- Pour les écarts majeurs, mobiliser les équipes pour répondre aux exigences de manière structurée
- Documenter chaque action corrective avec des preuves tangibles
Plus vous êtes réactifs, plus vous rassurez l’auditeur sur votre capacité à maintenir la qualité.
Faire appel à Bloom pour faciliter la gestion administrative
La gestion documentaire est souvent le point faible des organismes de formation. Pour vous aider, Bloom propose des outils pensés pour la conformité Qualiopi :
- gestion des documents obligatoires,
- suivi des indicateurs de performance
- gestion des dossiers pour les OPCO
- analyse des retours bénéficiaires pour une amélioration continue…
Grâce à Bloom, vous gagnez en efficacité, en sérénité… et en chances de réussir votre audit.
👉 Découvrez nos solutions pour obtenir une certification Qualiopi
Conclusion : Anticipation, rigueur et outils adaptés sont la clé
L’audit de surveillance Qualiopi n’est pas un simple contrôle administratif : c’est un levier stratégique pour valoriser vos formations et assurer la continuité de votre activité.
En anticipant les échéances, en structurant votre organisation et en mobilisant les bons outils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir cet audit dans les meilleures conditions.
Pour vous aider à gagner du temps et à structurer votre démarche qualité, faites confiance aux solutions de Bloom.
Nos outils vous accompagnent au quotidien avec notre logiciel de gestion pour le suivi apprenti, la mise à jour du catalogue de formation et bien plus encore.
%20(1).avif)
